Millaisesta hankinnasta on kyse ja miten siitä suoriutuu helpoimmin?

Tapaamme vuosittain satoja yrityksiä, jotka etsivät itselleen uusia toimitiloja. Oman työn ohella prosessi on jo muutenkin melko työllistävä, mutta etenkin silloin, kun tilan etsijä on asialla ensimmäistä kertaa. Listasimme tähän blogiin kattavan paketin asioista, joiden huomioonottaminen valmistaa sinut tehtävääsi ja helpottaa ja nopeuttaa työtäsi.

Millainen hankinta toimitilojen vuokraus on yritykselle?

Toimitilojen vuokra on yleensä yrityksen toiseksi suurin kustannus henkilöstökulujen jälkeen. Se on myös sitova ja pitkäaikainen investointi, joka kannattaa tehdä harkiten. Käydään ensin läpi toimitilojen vuokraukseen ja vuokrasopimuksiin liittyvät tärkeimmät käsitteet.

Määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus?

Määräaikainen vuokrasopimus päättyy ennalta sovittuna päivänä ja tiloissa jatkaminen vaatii uuden vuokrasopimuksen neuvottelemista. Ilman erillistä mainintaa, kumpikaan osapuoli ei ole sitoutunut neuvottelemaan uudesta sopimuksesta. On siis mahdollista, että tiloissa ei saa jatkaa, vaikka yritys niin haluaisi.

Toistaiseksi voimassa olevaan sopimukseen merkitään ensimmäinen mahdollinen irtisanomispäivämäärä, jonka jälkeen sopimuksen voi irtisanoa koska tahansa päättymään irtisanomisajan puitteissa. Sopimus ei siis pääty ensimmäisen mahdollisen irtisanomispäivän kohdalla, vaan on voimassa toistaiseksi, kunnes vuokralainen tai vuokranantaja irtisanoo sopimuksen.

Irtisanomisaika on tyypillisimmin kuusi kuukautta, mutta voi vaihdella 1-18kk välillä.

Miten sopimuksen voi päättää kesken sopimuskauden?

Kun vuokralainen allekirjoittaa vuokrasopimuksen, sopimus on sitova merkittyyn päättymispäivään asti. Se tarkoittaa sitä, että vaikka yrityksen tarve tilaa koskien muuttuisi olennaisesti, ei sopimuksesta ole mahdollisuutta päästä eroon. Tällaisissa tilanteissa vuokralainen voi yrittää ali- tai edelleenvuokrata tilan (huom. edellyttää vuokranantajan hyväksyntää) tai neuvotella vuokranantajan kanssa aikaisemmasta päättämisestä, mutta lähtökohtaisesti vuokralainen vastaa vuokrasopimuksen velvoitteista mukaan lukien vuokranmaksusta sopimuskauden loppuun asti.

Mitä tämä tarkoittaa yritykseni kannalta?

Tee vuokrasopimus aina harkiten ja varmistu, että yrityksesi taloudellinen kantokyky kestää vuokranmaksun koko sopimussuhteen ajan. Mahdollisuuksia päästä vuokratusta tilasta ennenaikaisesti eroon nostaa se, että se sijaitsee halutussa kiinteistössä, jolloin uuden vuokralaisen löytyminen on paljon todennäköisempää kuin kohteessa, jossa on jo valmiiksi paljon tyhjää tilaa.

Mistä vuokra koostuu ja mitä muita kuluja on?

Vuokra on jaettu pääomavuokraan ja hoitovuokraan. Pääomavuokra on tila- ja sopimuskohtainen ja siihen vaikuttaa mm. tehtävät muutostyöt sekä sopimuksen pituus. Hoitovuokra puolestaan perustuu kiinteistön toteutuneisiin hoitokuluihin ja sen taso vaihtelee vuosittain. Erillisen hoitovuokran tavoite on lisätä läpinäkyvyyttä sekä kannustaa vuokralaisia kulujen hillintään esimerkiksi säästämällä energiaa ja vettä kiinteistössä.

Vuokran lisäksi tässä kohteessa maksetaan neliöperusteisesti palvelumaksua, joka sisältää aulapalvelun, kuntosalin ja yhteisten alueiden käyttöoikeuden. Lisäksi vuokralaiset maksavat käyttämistään parkkipaikoista, omissa tiloissa käytetystä sähköstä, internetistä sekä siivouksesta.

Minkä suuruinen vakuus toimitilojen vuokrasopimuksissa vaaditaan?

Pääsääntöisesti vuokrasopimuksen vakuudeksi vaaditaan kolmen kuukauden verollista kokonaisvuokraa vastaava vakuus. Aivan uusilta yrityksiltä tai yrityksiltä, joiden taustoissa ilmenee vuokranmaksukykyyn liittyviä riskejä, vuokranantaja voi vaatia korotetun vakuuden, joka on yleensä kuuden kuukauden verollista vuokraa vastaava summa.

Mistä itse maksan ja mitä vuokranantaja maksaa, jos tehdään remonttia?

Tämä on neuvottelukysymys, mutta usein sellaiset muutostyökustannukset, jotka tiloihin olisi tehtävä ”joka tapauksessa” muutti niihin mikä yritys tahansa, maksaa vuokranantaja. Esimerkkejä tällaisista töistä voivat olla pintamateriaalien päivityksen lisäksi esimerkiksi ilmanvaihdon, sähköjen ja valaistuksen perusparannusta ja keittiö-, wc- ja sosiaalitilojen uudistamista. Vuokranantajan tekemä investointi joko sisältyy maksettavaan kuukausivuokraan tai jossain tapauksissa lisätään perusvuokraan erillisenä investointivuokrana.

Jos taas vuokralaisen toiminta tiloissa vaatii joitakin erityisiä, tyypillisestä toimistokäytöstä poikkeavia muutostöitä, vuokranantaja saattaa edellyttää, että vuokralainen maksaa nuo muutostyöt itse. Tällaisia voisivat olla vaikka erityistä lattiakantavuutta, suurta sähkömäärää tai voimakasta jäähdytystä vaativat tilat. Ohjenuorana sellaiset asennukset tai ominaisuudet, joita seuraava tiloja käyttävä yritys ei suurella todennäköisyydellä tule tarvitsemaan, kuuluvat vuokralaisen maksettaviksi.

Sopivien tilavaihtoehtojen etsiminen: itse vai toimitilavälittäjän avulla?

Mieti omia ja organisaationne resursseja ennen kuin lähdet tilanhakuun: onko sinulla irrottaa tarvittava aika tilojen etsintään ja lisätietojen kyselyyn vai otatteko apuun toimitilavälittäjän. Välittäjän käyttäminen on tilanhakijalle ilmaista, ellei kyseessä ole sitten tiiviimpi yhteistyö ns. tenant representation -mallilla, jonka hinnan yritys ja konsultti neuvottelevat erikseen.